Pamiętasz swoją ostatnią przeprowadzkę? Przypomnij sobie to uczucie. To często wyczekiwana chwila, nowy początek i świeże możliwości. Wchodzisz do nowego miejsca, ekipa remontowa właśnie skończyła pracę, media są podłączone, a przed Tobą stoi stos kartonów, mnóstwo kartonów, i…
Jakie myśli przychodzą Ci do głowy? Co czujesz?
Większość ludzi odczuwa wtedy przejściowe obniżenie poczucia bezpieczeństwa. To, co było ustalone, łatwe i znane, teraz staje się niepewne. Do tego trzeba rozpakować kartony czyli zintegrować „stare” z „nowym”. Ale jak przełożyć przeszłość na nową rzeczywistość? Jak zmienić nawyki, które działały w starym lokalu, teraz gdy lokal jest nowy? Jak zorganizować rzeczywistość na nowo?
Zmiany organizacyjne przebiegają podobnym cyklem. Nawet gdy zmiana jest oczekiwana, przynosi przejściowy okres chaosu i obniżonej produktywności. Wiele osób wtedy bada nowe granice, co pochłania dużo energii. Próby zastosowania starych, sprawdzonych metod mają różne skutki. Na razie nowy porządek jeszcze nie istnieje, więc może się uda? Nie udało się, trudno…
Wiele pisze się o emocjonalnym kontekście zmian. W tym artykule chcę skupić się na zmianie w bardzo praktycznym, przyziemnym aspekcie – od strony organizacyjnej, czyli rozpakowywania kartonów. Skorzystam z logiki, którą wyznacza proces nawigacyjny N.E.W.S.®
A teraz – przypomnij sobie ostatnią zmianę organizacyjną. Wiesz już mniej więcej, co się wydarzy. Zaczynasz powoli wierzyć, że to, czego się obawiałeś, nie nastąpi. Godzina zero minęła – wchodzisz do nowej rzeczywistości.
Oczywiście zabierasz swoje kartony, czyli dotychczasowe doświadczenia, wypracowane dobre praktyki, zwyczaje, wiedzę o tym, co, z kim i dlaczego. Wchodzisz. Kartony są na środku.
Co dalej?
Najchętniej poukładalibyśmy teraz stare rzeczy w nowych szufladach, tak jak były ułożone wcześniej. Ale czy to możliwe? Czy ta szuflada nadal jest moja?
W wielu zmianach organizacyjnych ten moment przynosi wiele strat w bieżącej efektywności. Ludzie tęsknią za starym porządkiem, który mimo wszystko dawał poczucie stabilności i przewidywalności. A nowego ładu jeszcze nie ma.
Choć wiemy już, CO trzeba zrobić, to często nie mamy pojęcia JAK to zorganizować. Pojawiają się typowe pytania: jak teraz mam to robić? Z kim konsultować? Od kogo otrzymam potrzebne wsparcie lub dane? Kiedy to robić? Czego unikać? Jak teraz będzie wyglądał przepływ informacji? Jak będzie przebiegał proces? Czyli faza chaosu.
Z tego właśnie powodu wiele organizacji doświadcza chwilowego spadku efektywności tuż po zmianach. Firmy i zespoły, które potrafią sprawnie przejść przez tę „fizjologiczną” fazę chaosu, mają szansę znaleźć się w czołówce.
Z drugiej strony, organizacje, które ignorują ten etap, mają co prawda ambitne strategie, ale nie przekładają ich na konkretne działania, co może utrudnić wdrożenie zmian. Z mojego doświadczenia wynika, że ten scenariusz jest dość powszechny. Strategię i zmiany planuje się na poziomie zarządu, gdzie nie dostrzega się wielu praktycznych aspektów związanych z codziennymi, ale kluczowymi działaniami – na przykład: kto? z kim? jak? komu? kiedy?
Zakłada się automatycznie, że te kwestie same się rozwiążą. Ale czy nie można by tego zrobić szybciej? Po co kartony mają stać na środku przez rok, skoro można je od razu rozpakować?
Faza chaosu a Proces Nawigacyjny N.E.W.S®
„Create the future together” – to hasło procesu N.E.W.S® (międzynarodowej metodologii rozwoju).
Co ono oznacza w kontekście naszego tematu?
Jeśli chcesz skrócić fazę chaosu, zaangażuj swój zespół i wspólnie opracujcie nowy porządek pracy. Jeśli zmiana dotyczy różnych działów, które muszą ze sobą współpracować, ustalcie to razem.
Podczas warsztatów nawigacyjnych N.E.W.S.® kierujemy się jasną logiką: najpierw określ Północ, czyli kierunek – dokąd chcesz zmierzać? (CO chcesz osiągnąć na wysokim poziomie ogólności), a następnie skup się na planowaniu: JAK to zrobić? (Zachód).
Obserwuję, że ustalanie Północy, czyli kierunku zmiany, przyciąga większą uwagę: fascynuje, łączy i dodaje energii – jak zakup nowego domu. Rozpakowywanie kartonów to już mniej atrakcyjna czynność, która często prowadzi do kłótni. Dlatego w nawigacji N.E.W.S.® nadajemy dużą wagę zdyscyplinowanemu planowaniu, czyli Zachodowi. Dzięki temu faza chaosu może być krótsza, co pozwala zminimalizować straty, które demotywują i kosztują konkretne pieniądze.
Sam proces nawigacyjny zakłada, że kierunek zmiany ustala się raz – na początku. Wtedy też opracowuje się ogólny plan działania. Wiemy, dokąd zmierzamy? W takim razie ruszajmy. Jednak w trakcie podróży mogą pojawić się niespodzianki. Dlatego wracamy do planu działania jeszcze trzy razy podczas krótkich spotkań kontrolnych. Wzajemnie się dyscyplinujemy i wprowadzamy potrzebne korekty.
Podczas prowadzenia warsztatów nawigacyjnych N.E.W.S.®, z dużą ciekawością obserwuję zespoły, jak radzą sobie z Zachodem, czyli zdyscyplinowanym planowaniem. Niektóre zespoły czerpią radość z planowania. Inne – wręcz przeciwnie – nie są w stanie realistycznie ocenić swoich możliwości i plan nie jest wykonalny, albo tracą zapał, ponieważ planowanie nie jest emocjonujące. Nie jest – jeśli myślimy o samej czynności. Jednak ci pierwsi najwyraźniej znają i cenią to uczucie, gdy kartony są już rozpakowane i można cieszyć się z osiągnięcia celu. Co różni te dwa zespoły? Fakty są brutalne: wyniki.
Zespoły, które dobrze planują, osiągają znacząco lepsze rezultaty.
Podsumowując, zmiany organizacyjne wpływają na zespoły w ich codziennej pracy. Od tego, jak sprawnie na nowo zdefiniują swoje role, odpowiedzialności i przebieg procesów, zależy długość fazy chaosu. A faza chaosu generuje koszty: emocjonalne i finansowe.
Może warto zaprosić nowych mieszkańców do wspólnego ustalenia i podziału ról, aby wszystkim było jak najwygodniej? Jednym z efektywnych sposobów na osiągnięcie tego celu jest Proces Nawigacyjny N.E.W.S.®.
